Manejar la complejidad, manejar el tiempo

Richard Branson

PREGUNTA: Virgin es una compañía grande con muchos negocios diversificados y una cultura de delegación. ¿Cómo evita usted interrupciones en la comunicación y se asegura que se están tomando decisiones buenas?
Shezad Virji, Kenia




PREGUNTA: ¿Cómo se las arregla con los cientos de correos electrónicos que recibe de sus lectores? Sé que es un hombre muy ocupado. ¿Tiene algún secreto?
Harvey Chen, China




RESPUESTA

: Al leer varios correos recientes me sorprendió el número de preguntas de lectores acerca de cómo los emprendedores pueden manejar mejor su tiempo mientras manejan sus complejos negocios.



Conforme un negocio exitoso madura y se expande, la burocracia empieza a arraigarse y los miembros del equipo gerencial se ven abrumados por el número de reuniones y el volumen de la correspondencia. En esta etapa, un emprendedor enfrenta el reto de cómo manejar eficazmente esta estructura nueva -una transición que ha causado desastres en muchas empresas.

Primero, veamos cómo maneja su propio tiempo, que es el primer paso en manejar las complejidades de un negocio. Yo recibo entre 300 y 400 mensajes diariamente, así que administrar mi tiempo es vital para mí. Sé que muchos ejecutivos senior simplemente borran todos los correos electrónicos de gente que no conocen personalmente, alegando que la mayoría de los mensajes simplemente crean distracción. Para ellos, no vale la pena el esfuerzo de leer todos esos correos para encontrar aquellos que contienen información útil. Yo, en cambio, pienso que este enfoque es descortés y malo para el negocio.

Al recordar los tiempos en que yo estaba empezando y necesitaba consejos, trato de responder a tantos correos de lectores como me es posible. Leo una lista cada mañana y dicto respuestas rápidas a mis ayudantes, paso algunos correos a mis colegas y usualmente escribo un par de respuestas más largas y detalladas. Esta es la forma más detallada de manejar lo que llega, y al hacerlo me entero de tendencias que pueden afectar los negocios de Virgin u otros problemas que necesitan mi atención.

¡Usted debe manejar su Blackberry: no deje que ella lo maneje a usted! Muchos ejecutivos manejan sus smartphones a lo largo de reuniones y en sus horas libres. Esto no es bueno para su concentración y tiene un impacto en su toma de decisiones. Uselo sólo por periodos breves: revise sus correos durante una hora más o menos y luego guárdelo, para poderse concentrar en la tarea a la mano.

Cuando está pensando no sólo en administrar su propio tiempo, sino también el de todos sus empleados, la clave es permitir que todos permanezcan enfocados. He adquirido mayor conciencia de esto en años recientes, dado que he invitado a grupos de emprendedores para discutir asuntos como el cambio climático, la pobreza y la paz. Frecuentemente dedico tiempo a hablar acerca de mis propias experiencias, con la esperanza de compartir lecciones que ayudarán a mis invitados, muchos de los cuales están en el proceso de pasar de compañías pequeñas a empresas establecidas.

El consejo que muchos empresarios al parecer encuentran más útil en esta etapa es el de dar al resto de su equipo el espacio necesario para trabajar -en muchos casos, sacando su oficina del edificio. Retírese de las operaciones cotidianas del negocio y encuentre a alguien que lo reemplace como jefe de operaciones para que usted tenga suficiente tiempo ininterrumpido para analizar la situación total y tomar decisiones acerca de la dirección futura de la compañía. Si no se deshace de la carga del trabajo, usted y su equipo probablemente se encontrarán luchando para administrar las responsabilidades complejas de manejar el negocio, determinar su estrategia y evaluar formas posibles de crecer.

Debe estar seguro de contratar a gente muy buena en la que pueda confiar para manejar su negocio. Su reemplazo puede no hacer las cosas exactamente como usted las haría y quizá cometa errores, pero debe resistir el deseo de recuperar el control. Esta es la única forma de inspirar un verdadero sentido de responsabilidad: hará que su equipo de gerencia sénior administre el negocio como si fuera suyo.

En columnas previas he hablado acerca de las ventajas de seguir siendo pequeño, lo cual es una de las ventajas del Grupo Virgin en términos de comunicación. Nuestros muchos negocios pequeños requieren de menos burocracia, y los empleados tienen mayores probabilidades de saber quién está haciendo qué.

Puede incorporar las buenas comunicaciones al ADN de su compañía al asegurarse de que las discusiones estén construidas sobre un lenguaje abierto y claro, y una disposición demostrada de escuchar a todos aquellos que tienen algo que decir, desde la persona en la recepción hasta su gerente principal. Asegúrese de que la curiosidad de la gente es alentada. Si han presentado una buena sugerencia y han logrado buenos resultados en el pasado, sus empleados harán preguntas y serán persistentes, lo que los ayudará a resolver cualquier problema que encuentren.